Zeiterfassung

Arbeitszeitprofil erstellen

Damit die Arbeitszeit erfasst werden kann, muss für die Mitarbeitenden ein Arbeitszeitprofil angelegt werden. (siehe Arbeitszeitprofil)

Durch die vordefinierten Zeit‑Profile wird diese Arbeit stark erleichtert. (siehe Zeitprofile)

Folgende Angaben werden benötigt:

• Gültigkeits‑Datum – Datum, ab dem das Arbeitszeitprofil gilt (ein End‑Datum wird nur benötigt, wenn anschliessend ein neues Profil folgt). Beide Daten dürfen auch in der Vergangenheit liegen.
• Ferienguthaben – Jährliches Guthaben in Stunden.
• Individuelle Feiertage – Guthaben in Stunden pro Jahr (optional).
• Soll‑Arbeitszeiten – für jeden Wochentag.

Beim Speichern des Profils werden für die Guthaben automatisch Zeitstempel erzeugt, sofern das Start‑Datum in der Vergangenheit liegt oder heute ist. (siehe Zeitstempel des Arbeitszeitprofils)

Absenzen erfassen

Für Ferien, Weiterbildungen, Eltern‑/Vaterschaftsurlaub, Militärdienst usw. werden Absenzen am einfachsten im Voraus erfasst. Absenzen können beliebig im Voraus erfasst werden und müssen im Minimum eine Absenzart sowie ein Startdatum enthalten. Für nicht ganztägige Absenzen können auch Uhrzeiten eingegeben werden.

Beim Speichern einer Absenz werden für alle vergangenen Tage und den heutigen Tag automatisch Zeitstempel erstellt, mit der errechneten Dauer. Die Dauer wird anhand der Einstellungen des ausgewählten Stempelkontos ermittelt und beträgt üblicherweise 100 % der täglichen Sollzeit.

Wenn eine Absenz noch genehmigt werden muss, werden vorerst keine Zeitstempel erstellt (siehe Absenzen genehmigen).

Wenn bei einer ganztägigen Absenz ein von 100 % abweichender Wert bei Gutschrift angegeben wird, wird die Gutschrift entsprechend angepasst.

Damit dieses Feld sichtbar ist, muss beim Stempelkonto Gutschrift pro Absenz aktiviert werden.

Diese Zeitstempel sind mit der Absenz verknüpft und können nicht bearbeitet werden.

Absenzen genehmigen

SocialOffice hat die Möglichkeit, dass Zeitstempel für Absenzen erst erstellt werden, wenn der Eintrag durch eine berechtigte Person genehmigt wurde.

Beim Erstellen einer neuen Absenz wird in zwei Vorschau-Ansichten darauf hingewiesen, dass die Absenz noch genehmigt werden muss:

• Direkt beim Eintrag
• Beim betroffenen Mitarbeitenden

Eine Absenz kann durch Benutzer genehmigt werden, welche für die Eintragsart die Berechtigung „A“ (Approve) haben. Es steht dafür eine Aktion zur Verfügung:

(Abbildung)

Nach dem Genehmigen wird in der Vorschau des Eintrags angezeigt, wann welcher Benutzer die Absenz genehmigt hat:

(Abbildung)

Stempeln

Es gibt verschiedene Arten in SocialOffice die Zeit zu erfassen. Jeder Mitarbeitende muss für die jeweilige Art aktiviert und mit einem SocialOffice‑Benutzer verknüpft werden.

Stempeln in SocialOffice

Wenn die SocialOffice Startansicht aktiviert ist, erscheint diese als neue Hauptseite beim Login.

In der Kachel zur Zeiterfassung ist die Tagesleistung, Absenzen des Tages sowie eine Saldoübersicht hinterlegt. Nach Klicken auf Kommen, läuft hier ein Timer mit der aktuellen Dauer der Anwesenheit.

Zudem gibt eine grafische Ansicht Auskunft über den Verlauf des Tages. Hier werden nebst der Anwesenheit auch Absenzen sowie Pausen angezeigt.

(Abbildung)

Stempeln in der WebApp

Benötigt das Modul Zeiterfassung Mobile-App.

Ist der WebApp-Zugang aktiviert, kann auf einem Mobiltelefon ein- und ausgestempelt werden.

Für die Einrichtung ist ein Bericht Eigenes WebApp einrichten oder WebApp für Mitarbeitende einrichten (dito für Klienten) in SocialOffice installiert. Diese Berichte geben für alle Benutzende einen QR-Code aus, welcher auf die WebApp verlinkt. Diese Seite kann dann in den Lesezeichen oder auf dem Home-Bildschirm des Smartphones abgelegt werden.

In der WebApp sind ebenfalls die Tagesleistung, die Salden und die Absenzen des Tages ersichtlich.

Stempeln an der Stempeluhr

Benötigt das Modul Zeiterfassung Hardware-Stempeluhr sowie mindestens eine Hardware-Stempeluhr.

Die Hardware-Stempeluhr ist ein Gerät, welches in einem Betrieb an eine Wand montiert wird. Nach der Einrichtung ist diese Stempeluhr mit SocialOffice verbunden und alle Mitarbeitenden, welche für diese Stempeluhr eine Freigabe haben, können mittels einem RFID-Badge ein- und ausstempeln.

Zusätzlich können auf der Stempeluhr Info-Nachrichten aus SocialOffice angezeigt werden (siehe Info-Nachrichten).

Wenn sich Mitarbeitende mittels ihrem Badge identifiziert haben, sehen sie auch ihre Tagesleistung, die Salden und die Absenzen des Tages.

Als Badge können nebst expliziten RFID-Badges auch NFC-fähige Karten wie SwissPass, Kreditkarten u. ä. registriert werden.

Manuelle Zeitstempel

Manuelle Zeitstempel werden verwendet, wenn Mitarbeitende vergessen haben zu stempeln oder um Korrekturen vorzunehmen.

Damit Absenzen einheitlich erfasst werden, sollten Ferien und Krankheitszeiten vorzugsweise über Absenzeinträge eingegeben werden, selbst wenn sie alternativ als manuelle Zeitstempel erstellt werden können. (siehe Absenzen)

Stempelart „Normal“

Siehe Normal

Stempelart „Saldokorrektur“

Siehe Saldokorrektur

Info-Nachrichten

Als Administrator können Sie unter Administration Info-Nachrichten erstellen.

Die Nachrichten werden im gewünschten Zeitraum wie folgt angezeigt:

• SocialOffice Start-Ansicht sowie WebApp: Für alle Benutzenden für die entsprechenden aktivierten „Berechtigten Standorte“.
• Stempeluhr: Wenn gewünscht, kann die Nachricht auch oder exklusiv auf den Stempeluhren angezeigt werden.

 Es besteht die Möglichkeit, für jede Stempeluhr einen eigenen „Haken“ einzublenden. Dies muss durch Netas konfiguriert werden.

(Abbildung)

Erweiterte Funktionalität

Das Zeiterfassungsmodul ist so aufgebaut, dass verschiedene Automatismen deaktiviert oder zusätzliche hinzugefügt werden können.

Automatische Pause

Auf Wunsch kann eine automatische Pause gestempelt werden. (Siehe Pause)

Zeitstempel umbuchen

Die Zeitstempel werden in einem bestimmten Zeitraum automatisch auf ein anderes Stempelkonto umgebucht. So können etwa Stunden einer Nachtwache umgebucht und pauschal verrechnet werden.

Stempel-Ansicht erweitern

In der Start-Ansicht, der WebApp oder auf der Stempeluhr können auf Wunsch zusätzliche Felder eingeblendet werden. Ein paar mögliche Beispiele sind:

• Checkbox, womit ein Mitarbeitender angeben kann, eine Nachtzulage zu gut zu haben (wird im Modul Anwesenheiten gespeichert)
• Textfeld, um nach dem Einstempeln eine Begründung zum Zeitstempel anzugeben
• Kombinationsfeld, um zu wählen, auf welche Kostenstelle gestempelt werden soll

(Abbildungen zu allen Beispielen)

Begriffe

Absenz

Die Absenz ist eine Eintragsart, welche alle Zeiten erfasst, an denen die Mitarbeitenden nicht vor Ort arbeiten. Also beispielsweise Ferien, Krankheit, Unfall, Gleitzeitbezug, aber auch Aus- und Weiterbildungen, Mutterschaft oder Militär. Auf Wunsch kann eingerichtet werden, dass Absenzen von einem berechtigten Benutzer genehmigt werden müssen.

(Siehe Absenzen erfassen)

Absenzart

Die Absenzart definiert, auf welches Stempelkonto die Dauer der Absenz gezählt wird. Die Absenzen werden im Zeitauszug pro Stempelkonto summiert.

(Siehe Zeitauszug)

Zeitstempel der Absenz

Beim Erstellen oder Aktualisieren einer Absenz werden automatisch Zeitstempel erstellt, sofern die betroffenen Tage in der Vergangenheit liegen oder die Absenz heute ist.

Je nach ausgewählter Absenzart wird die Dauer der Absenz, die Sollzeit oder ein prozentualer Anteil davon als Zeitstempel erstellt.

Diese Zeitstempel sind mit der Absenz verknüpft und können daher nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Arbeitszeitprofil

Das Arbeitszeitprofil ist eine Eintragsart. Sie definiert wie viele Stunden an den einzelnen Wochentagen gearbeitet werden soll. Und wie viel Ferien die Mitarbeitenden zu gute haben.

Das Arbeitszeitprofil hat immer ein Startdatum. Wenn sich an den Anstellungskonditionen etwas ändert, muss das alte Arbeitszeitprofil mit einem Enddatum versehen werden und ein neues erstellt werden. (Siehe Arbeitszeitprofil erstellen)

Feiertage

In der Administration Feiertage zu finden. Die Feiertage sind in SocialOffice ein separates Modul, welches aber für die Zeiterfassung immer benötigt wird.

Bei der Installation des Moduls werden die üblichen Feiertage (Ostern, Weihnachten, Nationalfeiertag, etc.) bereits für die nächsten Jahre hinterlegt. Die Liste kann beliebig mit kantonalen, regionalen oder sonstigen Feiertagen ergänzt werden.

Auf Wunsch können Feiertage nur für einzelne Standorte aktiviert werden, sofern nicht für alle Mitarbeitenden dieselben Feiertage gelten sollen (muss durch Netas konfiguriert werden).

Für jeden Feiertag kann die Gutschrift individuell eingestellt werden:

Gutschrift in Prozent

Üblicherweise ist eine Gutschrift von 100 % eingestellt. Damit wird für alle Mitarbeitende, welche am betreffenden Tag eine Sollzeit haben, diese gutgeschrieben.

Gutschrift in Stunden

Bei einer Feiertagsgutschrift in Stunden kann eine fixe Anzahl Stunden angegeben werden. Mit der Option Gutschrift max. wie Sollzeit kann zusätzlich definiert werden, ob die Gutschrift auf die Sollzeit limitiert werden soll.

Wenn Gutschrift max. wie Sollzeit ausgeschaltet ist, wird unabhängig von der täglichen Sollzeit die angegebene Dauer in Stunden gutgeschrieben.