Zeiterfassung

Arbeitszeitprofil erstellen

Für jeden Mitarbeitenden, für die bzw. den die Arbeitszeit erfasst werden soll, muss ein Arbeitszeitprofil angelegt werden. Durch die vordefinierten Zeit‑Profile wird diese Arbeit stark erleichtert. (siehe Zeitprofil)

Folgende Angaben werden benötigt:

Gültigkeits‑Datum – Datum, ab dem das Arbeitszeitprofil gilt (ein End‑Datum wird nur benötigt, wenn anschliessend ein neues Profil folgt). Beide Daten dürfen auch in der Vergangenheit liegen.
Ferienguthaben – Jährliches Guthaben in Stunden.
Individuelle Feiertage – Guthaben in Stunden pro Jahr (optional).
Soll‑Arbeitszeiten – für jeden Wochentag.

Beim Speichern des Profils werden für die Guthaben automatisch Zeitstempel erzeugt, sofern das Start‑Datum in der Vergangenheit liegt oder heute ist. (siehe Zeitstempel des Arbeitszeitprofils)

Absenzen erfassen

Für Ferien, Weiterbildungen, Eltern‑/Vaterschaftsurlaub, Militärdienst usw. werden Absenzen am einfachsten im Voraus erfasst. Abenzen können beliebig im Voraus erfasst werden und müssen im Minimum eine Absenzart sowie ein Startdatum enthalten. Für nicht ganztägige Absenzen können auch Uhrzeiten eingegeben werden.

Beim Speichern einer Absenz werden für alle vergangenen Tage und den heutigen Tag automatisch Zeitstempel erstellt, mit der errechneten Dauer. Die Dauer wird anhand der Einstellungen des ausgewählten Stempelkontos ermittelt und beträgt üblicherweise 100 % der täglichen Sollzeit.

Wenn eine Absenz noch genehmigt werden muss, werden vorerst keine Zeitstempel erstellt (siehe Absenzen genehmigen).

Wenn bei einer ganztägigen Absenz ein von 100 % abweichender Wert bei Gutschrift angegeben wird, wird die Gutschrift entsprechend angepasst.

Damit dieses Feld sichtbar ist, muss beim Stempelkonto Gutschrift pro Absenz aktiviert werden.

Diese Zeitstempel sind mit der Absenz verknüpft und können nicht bearbeitet werden.

Absenzen genehmigen

SocialOffice hat die Möglichkeit, dass Zeitstempel für Absenzen erst erstellt werden, wenn der Eintrag durch eine berechtigte Person genehmigt wurde.

Beim Erstellen einer neuen Absenz wird in zwei Vorschau-Ansichten darauf hingewiesen, dass die Absenz noch genehmigt werden muss:

Direkt beim Eintrag
Beim betroffenen Mitarbeitenden

Eine Absenz kann durch Benutzer genehmigt werden, welche für die Eintragsart die Berechtigung „A“ (Approve) haben. Es steht dafür eine Aktion zur Verfügung:

(Abbildung)

Nach dem Genehmigen wird in der Vorschau des Eintrags angezeigt, wann welcher Benutzer die Absenz genehmigt hat:

(Abbildung)

Stempeln

Folgende Arten gibt es, in SocialOffice zu stempeln. Die einzelnen Arten müssen für jede/n Mitarbeitende/n aktiviert und mit einer/einem SocialOffice-Benutzer/in verknüpft werden.

Stempeln in SocialOffice

Wenn die „SocialOffice Startansicht“ aktiviert ist, erscheint diese als neue Hauptseite beim Login.

In der Kachel zur Zeiterfassung ist die Tagesleistung, Absenzen des Tages sowie eine Saldoübersicht hinterlegt. Wenn der/die Mitarbeitende nach Klicken auf „Kommen“ eingestempelt ist, läuft hier auch ein Timer mit der aktuellen Dauer der Anwesenheit.

Zudem gibt eine grafische Ansicht Auskunft über den Verlauf des Tages. Hier werden nebst der Anwesenheit auch Absenzen sowie Pausen angezeigt.

(Abbildung)

Stempeln in der WebApp

Benötigt das Modul „Zeiterfassung Mobile-App“.

Jede/r Mitarbeitende, bei der/dem der WebApp-Zugang aktiviert wurde, kann auf einem Mobiltelefon ein- und ausstempeln.

Für die Einrichtung ist ein Bericht „Eigenes WebApp einrichten“ oder „WebApp für Mitarbeitende einrichten“ (dito für Klienten) in SocialOffice installiert. Diese Berichte geben für jede/n Benutzer/in einen QR-Code aus, welcher auf die WebApp verlinkt. Diese Seite kann dann in den Lesezeichen oder auf dem Home-Bildschirm des Smartphones abgelegt werden.

In der WebApp sind ebenfalls die Tagesleistung, die Salden und die Absenzen des Tages ersichtlich.

Stempeln an der Stempeluhr

Benötigt das Modul „Zeiterfassung Hardware-Stempeluhr“ sowie mindestens eine Hardware-Stempeluhr.

Die Hardware-Stempeluhr ist ein Gerät, welches in einem Betrieb an eine Wand montiert wird. Nach der Einrichtung ist diese Stempeluhr mit SocialOffice verbunden und alle Mitarbeitenden, welche für diese Stempeluhr eine Freigabe haben, können mittels einem RFID-Badge ein- und ausstempeln.

Zusätzlich können auf der Stempeluhr Info-Nachrichten aus SocialOffice angezeigt werden (siehe 5).

Wenn sich ein/e Mitarbeitende/r mittels ihrem/seinem Badge identifiziert hat, sieht sie/er auch ihre/seine Tagesleistung, die Salden und die Absenzen des Tages.

Als Badge können nebst expliziten RFID-Badges auch NFC-fähige Karten wie SwissPass, Kreditkarten u. ä. registriert werden.

Manuelle Zeitstempel

Manuelle Zeitstempel werden verwendet, wenn ein/e Mitarbeitende/r vergessen hat zu stempeln oder um Korrekturen vorzunehmen.

Absenzen wie Ferien oder Krankheit sollten vorzugsweise über Absenzeinträge erfasst werden, auch wenn sie als manuelle Zeitstempel erstellt werden können, damit Absenzen einheitlich eingetragen werden.

Stempelart „Normal“

→ Siehe 7.10.3.1

Stempelart „Saldokorrektur“

→ Siehe 7.10.3.2

Info-Nachrichten

In der Administration „Info-Nachrichten“ zu finden.

Die Nachrichten werden im gewünschten Zeitraum wie folgt angezeigt:

SocialOffice Start-Ansicht sowie WebApp: Für alle Benutzenden für die entsprechenden aktivierten „Berechtigten Standorte“.
Stempeluhr: Wenn gewünscht, kann die Nachricht auch oder exklusiv auf den Stempeluhren angezeigt werden.

 Es besteht die Möglichkeit, für jede Stempeluhr einen eigenen „Haken“ einzublenden.

→ Muss durch Netas konfiguriert werden.

Info-Nachricht in der SocialOffice Start-Ansicht: (Abbildung)

Erweiterte Funktionalität

Das Zeiterfassungsmodul ist so aufgebaut, dass verschiedene Automatismen deaktiviert oder zusätzliche hinzugefügt werden können.

Automatische Pause

Auf Wunsch kann eine automatische Pause gestempelt werden. → Siehe 7.6.7

Zeitstempel umbuchen

So ist es beispielsweise möglich, dass Zeitstempel in einem bestimmten Zeitraum automatisch auf ein anderes Stempelkonto umgebucht werden. So können Stunden einer Nachtwache umgebucht werden und pauschal verrechnet werden.

Stempel-Ansicht erweitern

In der Start-Ansicht, der WebApp oder auf der Stempeluhr können auf Wunsch zusätzliche Felder eingeblendet werden. Ein paar mögliche Beispiele sind:

Checkbox, womit ein Mitarbeitender angeben kann, eine Nachtzulage zu gut zu haben (wird im Modul Anwesenheiten gespeichert)
Textfeld, um nach dem Einstempeln eine Begründung zum Zeitstempel anzugeben
Kombinationsfeld, um zu wählen, auf welche Kostenstelle gestempelt werden soll

(Abbildungen zu allen Beispielen)

Begriffe

Masseinheiten

Zeitangaben werden in Stunden (HH) und Minuten (MM) angegeben HH:MM, z. B. 14:30.

Stundenangaben werden in Dezimalstunden angegeben und mit einer Genauigkeit von drei Dezimalstellen H.hhh gespeichert. An den meisten Stellen werden sie jedoch mit nur zwei Dezimalstellen H.hh angezeigt.

Arbeitszeitprofil

Das Arbeitszeitprofil ist eine Eintragsart, in welcher definiert wird, wie viel Ferien ein/e Mitarbeitende/r zugut hat, aber auch wie viele Stunden an den einzelnen Wochentagen gearbeitet werden soll.

Das Arbeitszeitprofil hat immer ein Startdatum. Wenn sich an den Anstellungskonditionen etwas ändert, muss das alte Arbeitszeitprofil mit einem Enddatum versehen werden und ein neues erstellt werden.

→ Siehe 1

Absenz

Die Absenz ist eine Eintragsart, welche alle Zeiten erfasst, an denen ein/e Mitarbeitende/r nicht vor Ort arbeitet. Also beispielsweise Ferien, Krankheit, Unfall, Gleitzeitbezug, aber auch Aus- und Weiterbildungen, Mutterschaft oder Militär. Auf Wunsch kann eingerichtet werden, dass Absenzen von einem berechtigten Benutzer genehmigt werden müssen.

→ Siehe 2

Absenzart

Die Absenzart definiert, auf welches Stempelkonto die Dauer der Absenz gezählt wird. Die Absenzen werden im Zeitauszug pro Stempelkonto summiert.

→ Siehe 7.8

Zeitstempel der Absenz

Beim Erstellen oder Aktualisieren einer Absenz werden automatisch Zeitstempel erstellt, sofern die betroffenen Tage in der Vergangenheit liegen oder die Absenz heute ist.

Je nach ausgewählter Absenzart wird die Dauer der Absenz, die Sollzeit oder ein prozentualer Anteil davon als Zeitstempel erstellt. Diese Zeitstempel sind mit der Absenz verknüpft und können daher nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Saldo Ferien

Hier wird das Jahresguthaben der Ferien in Stunden angegeben.

Saldo Individuelle Feiertage

Wenn ein/e Mitarbeitende/r individuelle Feiertage hat, wird hier das Guthaben in Stunden eingetragen. In diesem Fall werden keine automatischen Zeitstempel für Feiertage erstellt.

Individuelle Feiertage werden für Mitarbeitende, welche unregelmässig und daher häufig auch an Feiertagen arbeiten, gebraucht. Die individuellen Feiertage sind wie ein zusätzliches Ferienguthaben zu betrachten.

Zeitprofil

→ Siehe 7.7

Zeitstempel des Arbeitszeitprofils

Beim Erstellen oder Aktualisieren eines Arbeitszeitprofils werden automatisch Zeitstempel für das Ferienguthaben und das Guthaben der individuellen Feiertage (wenn vorhanden) erstellt, sofern das Startdatum in der Vergangenheit liegt oder heute ist. Ebenfalls werden für vergangene Jahreswechsel Zeitstempel erstellt.

Das Stempelkonto für die Zeitstempel ist „Guthaben aus Arbeitszeitprofil“.

Die Dauer errechnet sich aus dem angegebenen Jahresguthaben, geteilt durch die Anzahl Tage im Jahr, multipliziert mit der Anzahl Tage (von Start Arbeitszeitprofil respektive 1. Januar, späteres Datum) bis und mit Ende des Arbeitszeitprofils respektive dem Jahresende (früheres Datum).

Diese Zeitstempel sind mit dem Arbeitszeitprofil verknüpft und können daher nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Feiertage

In der Administration „Feiertage“ zu finden. Die Feiertage sind in SocialOffice ein separates Modul, welches aber für die Zeiterfassung immer benötigt wird.

Bei der Installation des Moduls werden die üblichen Feiertage (Ostern, Weihnachten, Nationalfeiertag, etc.) bereits für die nächsten Jahre hinterlegt. Die Liste kann beliebig mit kantonalen, regionalen oder sonstigen Feiertagen ergänzt werden.

→ Auf Wunsch können Feiertage nur für einzelne Standorte aktiviert werden, sofern nicht für alle Mitarbeitenden dieselben Feiertage gelten sollen (muss durch Netas konfiguriert werden).

Für jeden Feiertag kann die Gutschrift individuell eingestellt werden:

Gutschrift in Prozent

Üblicherweise ist eine Gutschrift von 100 % eingestellt. Damit wird für alle Mitarbeitende, welche am betreffenden Tag eine Sollzeit grösser Null haben, diese gutgeschrieben.

Gutschrift in Stunden

Bei einer Feiertagsgutschrift in Stunden kann eine fixe Anzahl Stunden angegeben werden. Mit der Option „Gutschrift max. wie Sollzeit“ kann zusätzlich definiert werden, ob die Gutschrift auf die Sollzeit limitiert werden soll.

Wenn also „Gutschrift max. wie Sollzeit“ ausgeschaltet ist, wird unabhängig von der täglichen Sollzeit die angegebene Dauer in Stunden gutgeschrieben.

Stempelkonto

In der Administration „Stempelkonten“ zu finden.

Ein Stempelkonto definiert ein Konto, auf welches entsprechende Zeitstempel addiert werden. So kann im Zeitauszug beispielsweise ausgelesen werden, wie viele Stunden ein/e Mitarbeitende/r krank war oder Weiterbildungen besucht hat.

Die Bezeichnung des Stempelkontos kann frei gewählt und geändert werden.

Stempelkontoprofil

→ Siehe 7.6

Bezeichnung für Saldo

Diese Bezeichnung wird verwendet, um den Saldo anzuzeigen. So kann z. B. das Stempelkonto „Anwesend“ mit der Bezeichnung „Gleitzeit“ versehen werden.

Einstellungen für Absenz-Einträge

Hier kann definiert werden, welche Möglichkeiten beim Erstellen einer neuen Absenz zur Verfügung stehen. Beim Speichern des Eintrags wird geprüft, ob diese den gewünschten Einstellungen entspricht.

Gutschrift

Hier wird die Gutschrift in Stunden oder Prozent angegeben. Drei Dezimalstellen sind erlaubt.

Gutschrift in Prozent

Üblicherweise wird immer die ganze Sollzeit auf ein Stempelkonto gutgeschrieben, also 100 %. Wenn beispielsweise eine Fasnacht-Gutschrift nur die halbe Sollzeit anrechnen soll, kann hier 50 % eingetragen werden.

Gutschrift in Stunden

Absenzen auf ein Stempelkonto mit der Einstellung „Stunden“ schreiben die angegebene Zahl an Stunden gut.

Gutschrift auf Sollzeit begrenzen

Normalerweise wird maximal die tägliche Sollzeit gutgeschrieben. Wenn diese Option ausgeschaltet ist, wird jedoch immer die angegebene Anzahl Stunden gutgeschrieben und kann daher auch höher sein als die Sollzeit. Die Gutschrift wird dann z. B. auch am Wochenende gestempelt.

Wenn beispielsweise für einen Tag Weiterbildung immer 8 Stunden angerechnet werden sollen, wird auch bei einem Teilzeit-Mitarbeitenden soviel gutgeschrieben.

Geleistete Zeit von Gutschrift abziehen

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die an einem Tag geleisteten Stunden bis zur Sollzeit ergänzt.

Wenn ein/e Mitarbeitende/r z. B. 50 % krankgeschrieben ist und an einem 8-Stunden-Tag 4.2 Stunden arbeitet, werden die verbleibenden 3.8 Stunden mit einem Zeitstempel aufgefüllt, damit das Gleitzeitsaldo unverändert bleibt.

Einstellungen für Einträge

Sichtbar bei Absenzen

Diese Option definiert, ob das Stempelkonto bei einer Absenz auswählbar ist. Beispielsweise für „Feiertag“ ist dies nicht gewünscht, da diese automatisch gestempelt werden.

Gutschrift pro Absenz

Wenn aktiviert, kann bei einer ganztägigen Absenz die Gutschrift in Prozent angegeben werden. Diese übersteuert dann die Gutschrift des Stempelkontos.

Somit kann z. B. beim Stempelkonto „Krank“ eine Absenz mit 50 % Krankheit eingetragen werden. Es würden dann pro Tag mit 8 h Sollzeit jeweils nur 4 h Krankheit gestempelt.

Zeitstempel erstellen

Wenn eine Absenz mit einem solchen Stempelkonto erstellt wird, werden automatisch Zeitstempel für die Dauer erstellt. Falls eine Absenz aber keine Auswirkungen auf die Zeiterfassung haben soll, kann die Erstellung von Zeitstempel hier deaktiviert werden.

Einstellungen für Zeitstempel

Sichtbar bei Zeitstempel

Diese Option definiert, ob das Stempelkonto bei einem manuellen Zeitstempel auswählbar ist. Standardmässig sind nur „Anwesend“ und „Ferien“ aktiviert, weil für alle anderen Arten Absenz-Einträge erstellt werden sollen.

Nur für Saldokorrekturen

Für das Stempelkonto „Ferien“ ist diese Option aktiviert, damit normale Ferien über einen Eintrag erfasst werden müssen. Saldokorrekturen sind jedoch erlaubt.

Zählt zur Gleitzeit

Wenn aktiviert, wird die Dauer des Zeitstempels mit der Gleitzeit verrechnet. Nicht gewünscht bei „Gleitzeitbezug“, „Pause“ oder z. B. meist auch bei Piketteinsätzen.

Stempelkontoprofil

Stempelkontoprofile sind im Gegensatz zu Stempelkonten eindeutig und fest einprogrammiert (können nur von Entwicklern bearbeitet werden). Sie werden beispielsweise gebraucht, um Gleitzeit- und Feriensalden abzubilden.

Das Gleitzeitkonto kann einen beliebigen Namen haben, ist jedoch immer dem Stempelkontoprofil „Anwesend“ zugeteilt.

Anwesend

Auf diesem Stempelkontoprofil wird die Gleitzeit erfasst.

Ferien

Auf diesem Stempelkontoprofil wird das Feriensaldo erfasst.

Individuelle Feiertage

Auf diesem Stempelkontoprofil werden die Salden der individuellen Feiertage erfasst. → Wird von Netas ein/ausgeschaltet.

Feiertag

Wird zum Erfassen der Feiertags-Zeitstempel gebraucht.

Unentschuldigt

Wenn ein/e Mitarbeitende/r zur Blockzeit nicht oder nur teilweise anwesend war, werden die fehlenden Blockstunden mit Zeitstempeln „Unentschuldigt“ aufgefüllt. → Wird von Netas ein/ausgeschaltet.

Stempelfehler

Wenn jemand vergisst auszustempeln, wird der laufende Zeitstempel abgeschlossen und mit „Stempelfehler“ markiert. → Wird von Netas ein/ausgeschaltet.

Pause

Wenn gewünscht, können automatische Pausen gestempelt werden, welche eine Verringerung des Gleitzeitsaldos bewirken.

Einstellungsmöglichkeiten:

Minimale Anzahl Stunden an einem Tag, damit eine Pause gestempelt wird
Dauer der gestempelten Pause

Falls zu wenig Pause gemacht wurde, wird die noch fehlende Zeit mit einem Pausenstempel ergänzt. → Wird von Netas ein/ausgeschaltet.

Eigenes Stempelkontoprofil

Falls gewünscht, kann Netas ein zusätzliches Stempelkontoprofil einrichten, für welches ein Saldo geführt wird. So könnte ein Guthaben für Weiterbildungstage geführt werden.

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Zeitprofil

Unter Zeitprofil versteht man die Angabe, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten ein/e Mitarbeitende/r stempeln darf oder anwesend sein muss. In einem Zeitprofil muss mindestens eine Block- oder Gleitzeit vorhanden sein.

Es gibt zwei Arten von Zeitprofilen:

Vordefinierte Zeitprofile

In der Administration „Zeitprofile“ zu finden. Für verschiedene Gruppen von Mitarbeitenden, welche die gleichen Bedingungen in Bezug auf die Arbeitszeit haben, macht es Sinn vordefinierte Zeitprofile anzulegen.

Im Zeitprofil wird definiert, an welchen Wochentagen in welchen Zeiträumen Blockzeit, Gleitzeit und/oder Buchzeit gilt.

Individuelle Zeitprofile

Auf Wunsch können für jede/n Mitarbeitende/n individuelle Zeitprofile festgelegt werden. Dies geschieht direkt im Arbeitszeitprofil.

Buchzeit

Die Buchzeit definiert, in welchem Zeitraum ein/e Mitarbeitende/r ein- oder ausstempeln darf. Wenn zum Stempel-Zeitpunkt keine Block- oder Gleitzeit ist, wird die Zeit jedoch noch nicht gezählt.

Gleitzeit

Die Gleitzeit definiert, in welchem Zeitraum ein/e Mitarbeitende/r anwesend sein kann. Zeitstempel in diesem Bereich werden zur Gleitzeit gezählt.

Blockzeit

Die Blockzeit definiert einen zeitlichen Bereich, wann ein/e Mitarbeitende/r anwesend sein muss.

Hat sie/er eine Lücke während der Blockzeit, wird der Zeitraum mit einem „Unentschuldigt“-Zeitstempel gefüllt.

Beispiel: Der/die Mitarbeitende kann ab 06:45 einstempeln, die Zeit wird aber erst ab 07:00 angerechnet. Von 09:00 – 11:30 sowie von 14:00 – 16:00 muss er/sie anwesend sein, ansonsten wird ein Eintrag „Unentschuldigt“ erstellt. Der/die Mitarbeitende hat bis 18:30 Zeit auszustempeln, die Zeit wird jedoch maximal bis 18:00 angerechnet. Wenn er/sie bis 18:30 nicht ausgestempelt hat, wird der Stempeleintrag um 18:30 automatisch abgeschlossen und die Position auf „Stempelfehler“ geändert.

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Zeitauszug

Der Zeitauszug ist ein Bericht in SocialOffice, welcher eine Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden, Absenzen sowie die Gleitzeit- und Feriensalden abbildet.

Beispielhafte Definitionen: Buchzeit 06:45 – 18:30 Gleitzeit 07:00 – 18:00 Blockzeit 09:00 – 11:30 und 14:00 – 16:00

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Zeitsaldo

Im Hintergrund legt SocialOffice eine Tabelle an, welche für jede/n Mitarbeitende/n für jeden Tag die tägliche Veränderung sowie das Saldo für die Stempelkontoprofile Gleitzeit, Ferien und individuelle Feiertage beinhaltet.

Diese Tabelle ermöglicht das Erstellen eines Zeitauszugs für einen beliebigen Zeitbereich. → Die Tabelle wird immer nur bis zum vergangenen Tag (gestern) geführt.

Feriensaldo ungeplant

Unter diesem Begriff wird hinterlegt, wie viele Stunden Ferien ein/e Mitarbeitende/r von heute bis Ende Jahr noch nicht als Absenz erfasst und daher noch verfügbar hat.

Zeitstempel

Unter Zeitstempel versteht man einen Eintrag in der Zeiterfassung, welcher ein Datum und je eine „Von“ und „Bis“-Zeit oder eine Dauer enthält. Zudem haben Zeitstempel ein zugeordnetes Stempelkonto und eine Stempelart.

Dauer

Zeitstempel, welche durch Ein- und Ausstempeln erstellt werden, haben immer eine „Von“- und eine „Bis“-Zeit, aus welcher die Dauer ermittelt wird.

Manuelle Zeitstempel, die z. B. erstellt werden, wenn ein/e Mitarbeitende/r vergessen hat zu stempeln, können entweder eine „Von“- und „Bis“-Zeit enthalten oder die Dauer kann direkt in Stunden eingegeben werden.

→ Die Angabe einer „Von“- und „Bis“-Zeit hat Priorität gegenüber der Dauer.

Stempelkonto

→ Siehe 7.4

Stempelart

Es gibt drei Stempelarten:

Normal

Ein Zeitstempel mit Stempelart „Normal“ hat immer Einfluss auf das Gleitzeitsaldo.

Wenn also beispielsweise ein/e Mitarbeitende/r einen Zeitstempel mit 8 Stunden auf das Stempelkonto „Krank“ einträgt, werden diese Stunden mit der täglichen Sollzeit verrechnet. Das Gleitzeitsaldo bleibt bei 8 Stunden Sollzeit unverändert.

Saldokorrektur

Mit einer Saldokorrektur können die Werte eines Stempelkontos angepasst werden, ohne das Gleitzeitsaldo zu beeinflussen (Ausnahme: Gleitzeitkorrektur auf das Stempelkonto „Anwesend“).

Beispielsweise kann so ein Dienstaltersgeschenk von einer Woche Ferien gutgeschrieben werden. Dafür wird ein Zeitstempel mit der Dauer der Gutschrift auf das Stempelkonto „Ferien“ erfasst.

Eine Saldokorrektur macht normalerweise nur auf die Konten „Anwesend“, „Ferien“ oder „individuelle Feiertage“ Sinn. Für eine Korrektur kann die Dauer auch mit einem negativen Wert eingegeben werden.

Guthaben aus Arbeitszeitprofil

Diese Stempelart steht nicht zur Auswahl, sondern wird durch SocialOffice definiert. → Siehe 7.3.6

Diese Zeitstempel sind mit dem Arbeitszeitprofil verknüpft und können nicht geändert werden.

Validierung

Zeitstempel, welche mittels Einstempeln in SocialOffice, an der Stempeluhr oder in der WebApp erstellt werden, sind als „noch nicht validiert“ gekennzeichnet. Diese Zeitstempel werden vom Task bearbeitet und möglicherweise verändert. → Siehe 7.12

Zeitstempel als „zu bestätigen“ markieren

Über das Menü „Aktionen“ kann jeder Zeitstempel als „zu bestätigen“ markiert werden. Dies ist z. B. hilfreich, wenn zu einem Zeitstempel noch Abklärungen gemacht werden müssen oder um einen Unentschuldigt-Zeitstempel wiederum einen „Fehler“ in der Zeiterfassung auslösen zu lassen. → Siehe 7.11.2

Überschneidende Zeitstempel

Beim Speichern eines Zeitstempels wird geprüft, ob sich dieser zeitlich mit einem anderen Zeitstempel desselben Stempelkontos überschneidet. Falls dies der Fall ist, wird der gespeicherte Zeitstempel rot markiert und in der Vorschau-Ansicht wird eine Meldung angezeigt, mit welchem Zeitstempel die Überschneidung zutrifft.

→ Falls diese Prüfung nicht gewünscht ist, kann sie pro Stempelkonto durch Netas deaktiviert werden.

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Fehler in der Zeiterfassung

Wenn ein Mitarbeitender nicht entsprechend seinem Arbeitszeitprofil stempelt, können spezielle Zeitstempel durch die Zeiterfassung generiert werden.

Um Mitarbeitende mit solchen „Fehlern“ in der Zeiterfassung zu finden, gibt es in der Mitarbeitenden-Liste eine spezielle Ansicht „Fehler in Zeiterfassung“, welche nur betroffene Personen anzeigt.

Stempelfehler

Wenn ein Mitarbeitender mit Gleitzeit vergisst, abends auszustempeln, schliesst der Task den Zeitstempel per Ende Gleitzeit mit einem Stempelfehler ab. Diese Zeitstempel erscheinen in der Liste der Zeitstempel fett markiert und schalten das Icon der Registerkarte auf das rote Symbol.

Durch Anklicken eines solchen Stempelfehlers wird die Fettschrift wieder entfernt. Das Icon der Registerkarte bleibt so lange rot, bis der Zeitstempel auf ein anderes Stempelkonto gebucht wurde (z. B. indem die Endzeit angepasst und das Stempelkonto auf „Anwesend“ gesetzt wird).

Unentschuldigt

Wenn in einem Zeitprofil Blockzeiten eingetragen sind und ein Mitarbeitender zu diesem Zeitpunkt nicht anwesend ist, wird ein Zeitstempel „Unentschuldigt“ erstellt.

Diese Zeitstempel generieren nur so lange einen „Fehler“ (rotes Icon), bis sie angeklickt wurden.

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Task

Der Task ist ein automatischer Prozess in SocialOffice, welcher üblicherweise immer kurz nach Mitternacht bestimmte Aufgaben in der Zeiterfassung ausführt.

Für den vergangenen Tag:

Nicht abgeschlossene Zeitstempel werden abgeschlossen, sofern keine Gleitzeit/Buchzeit mehr ist.

 Die Stempel werden mit „Stempelfehler“ markiert.

Zeitstempel von Mitarbeitenden, welche über Mitternacht arbeiten dürfen, werden aufgetrennt auf beide Tage (betrifft auch Mitarbeitende, welche immer Gleitzeit haben und nicht ausgestempelt haben).
Die vorliegenden, noch nicht validierten Zeitstempel werden auf Block- oder Buchzeitverletzungen geprüft und wenn nötig angepasst und mit „Stempelfehler“ oder „Unentschuldigt“ markiert.

 Falls Buchzeit vorhanden ist, wird die Ein- sowie Ausstempelzeit auf den Start bzw. das Ende der Gleitzeit angepasst.  
 Ohne Buchzeit ist das Stempeln ausserhalb der Gleitzeit nicht möglich.

Fehlende Pausen werden nachgestempelt, sofern diese Option aktiviert ist (siehe 7.6.7).

Für den neuen Tag (heute):

Es werden Zeitstempel für Guthaben aus einem heute beginnenden Arbeitszeitprofil erstellt.
Zeitstempel für heutige Feiertage werden erstellt.
Zeitstempel für heutige Absenzen werden erstellt, sofern kein Feiertag ist.
Die Zeitsaldotabelle wird aktualisiert (siehe 7.9).