Zeiterfassung
Arbeitszeitprofil erstellen
Für jeden Mitarbeitenden, für die bzw. den die Arbeitszeit erfasst werden soll, muss ein Arbeitszeitprofil angelegt werden. Durch die vordefinierten Zeit‑Profile wird diese Arbeit stark erleichtert. (siehe Zeitprofil)
Folgende Angaben werden benötigt:
- Gültigkeits‑Datum – Datum, ab dem das Arbeitszeitprofil gilt (ein End‑Datum wird nur benötigt, wenn anschliessend ein neues Profil folgt). Beide Daten dürfen auch in der Vergangenheit liegen.
- Ferienguthaben – Jährliches Guthaben in Stunden.
- Individuelle Feiertage – Guthaben in Stunden pro Jahr (optional).
- Soll‑Arbeitszeiten – für jeden Wochentag.
Beim Speichern des Profils werden für die Guthaben automatisch Zeitstempel erzeugt, sofern das Start‑Datum in der Vergangenheit liegt oder heute ist. (siehe Zeitstempel des Arbeitszeitprofils)
Absenzen erfassen
Für Ferien, Weiterbildungen, Eltern‑/Vaterschaftsurlaub, Militärdienst usw. werden Absenzen am einfachsten im Voraus erfasst. Absenzen können beliebig im Voraus erfasst werden und müssen im Minimum eine Absenzart sowie ein Startdatum enthalten. Für nicht ganztägige Absenzen können auch Uhrzeiten eingegeben werden.
Beim Speichern einer Absenz werden für alle vergangenen Tage und den heutigen Tag automatisch Zeitstempel erstellt, mit der errechneten Dauer. Die Dauer wird anhand der Einstellungen des ausgewählten Stempelkontos ermittelt und beträgt üblicherweise 100 % der täglichen Sollzeit.
Wenn eine Absenz noch genehmigt werden muss, werden vorerst keine Zeitstempel erstellt (siehe Absenzen genehmigen).
Wenn bei einer ganztägigen Absenz ein von 100 % abweichender Wert bei Gutschrift angegeben wird, wird die Gutschrift entsprechend angepasst.
Damit dieses Feld sichtbar ist, muss beim Stempelkonto Gutschrift pro Absenz aktiviert werden.
Diese Zeitstempel sind mit der Absenz verknüpft und können nicht bearbeitet werden.
Absenzen genehmigen
SocialOffice hat die Möglichkeit, dass Zeitstempel für Absenzen erst erstellt werden, wenn der Eintrag durch eine berechtigte Person genehmigt wurde.
Beim Erstellen einer neuen Absenz wird in zwei Vorschau-Ansichten darauf hingewiesen, dass die Absenz noch genehmigt werden muss:
- Direkt beim Eintrag
- Beim betroffenen Mitarbeitenden
Eine Absenz kann durch Benutzer genehmigt werden, welche für die Eintragsart die Berechtigung „A“ (Approve) haben. Es steht dafür eine Aktion zur Verfügung:
(Abbildung)
Nach dem Genehmigen wird in der Vorschau des Eintrags angezeigt, wann welcher Benutzer die Absenz genehmigt hat:
(Abbildung)
Stempeln
Es gibt verschiedene Arten in SocialOffice die Zeit zu erfassen. Jeder Mitarbeitende muss für die jeweilige Art aktiviert und mit einem SocialOffice‑Benutzer verknüpft werden.
Stempeln in SocialOffice
Wenn die SocialOffice Startansicht aktiviert ist, erscheint diese als neue Hauptseite beim Login.
In der Kachel zur Zeiterfassung ist die Tagesleistung, Absenzen des Tages sowie eine Saldoübersicht hinterlegt.
Nach Klicken auf Kommen, läuft hier ein Timer mit der aktuellen Dauer der Anwesenheit.
Zudem gibt eine grafische Ansicht Auskunft über den Verlauf des Tages. Hier werden nebst der Anwesenheit auch Absenzen sowie Pausen angezeigt.
(Abbildung)
Stempeln in der WebApp
Benötigt das Modul Zeiterfassung Mobile-App.
Ist der WebApp-Zugang aktiviert, kann auf einem Mobiltelefon ein- und ausgestempelt werden.
Für die Einrichtung ist ein Bericht Eigenes WebApp einrichten oder WebApp für Mitarbeitende einrichten (dito für Klienten) in SocialOffice installiert.
Diese Berichte geben für alle Benutzende einen QR-Code aus, welcher auf die WebApp verlinkt.
Diese Seite kann dann in den Lesezeichen oder auf dem Home-Bildschirm des Smartphones abgelegt werden.
In der WebApp sind ebenfalls die Tagesleistung, die Salden und die Absenzen des Tages ersichtlich.
Stempeln an der Stempeluhr
Benötigt das Modul Zeiterfassung Hardware-Stempeluhr sowie mindestens eine Hardware-Stempeluhr.
Die Hardware-Stempeluhr ist ein Gerät, welches in einem Betrieb an eine Wand montiert wird. Nach der Einrichtung ist diese Stempeluhr mit SocialOffice verbunden und alle Mitarbeitenden, welche für diese Stempeluhr eine Freigabe haben, können mittels einem RFID-Badge ein- und ausstempeln.
Zusätzlich können auf der Stempeluhr Info-Nachrichten aus SocialOffice angezeigt werden (siehe Info-Nachrichten).
Wenn sich Mitarbeitende mittels ihrem Badge identifiziert haben, sehen sie auch ihre Tagesleistung, die Salden und die Absenzen des Tages.
Als Badge können nebst expliziten RFID-Badges auch NFC-fähige Karten wie SwissPass, Kreditkarten u. ä. registriert werden.