Rechnungen (Debitoren)

Rechnungen

Sämtliche in SocialOffice gespeicherten Daten können für das Generieren der Rechnungen berücksichtigt werden. Pro Klient und Zeitraum können auch Rechnungen an unterschiedliche Kostenträger generiert werden.

Erstellung und Auslösung

Rechnungen werden entweder einzeln beim Klienten (z. B. Projekt) erstellt und ausgelöst oder über das Zusatzmodul „Rechnungen“.

Wird in der Navigation das Zusatzmodul „Rechnungen“ ausgewählt, können mehrere offene oder eine ausgewählte Gruppe von Rechnungen ausgelöst werden.

Layout

Definiert das äussere Design der Rechnung (Farben, Schriftarten, Anordnung der Felder). Es können unterschiedliche Rechnungslayouts (z. B. für IV-Rechnungen) verwendet werden.

Beim Erstellen der Rechnung oder einer Rechnungsvorlage kann das Layout ausgewählt werden. Die verschiedenen Layout-Vorlagen werden von Netas erstellt und hinterlegt.

Rechnungsposition

Definiert die Darstellung und Berechnung der einzelnen Posten auf einer Rechnung.

Eine Rechnungsposition besteht aus:

• Leistungsart
• Kostenstelle-Nr.
• Konto-Nr.
• Bezeichnung
• Periode von bis
• Tarifziffer
• Ansatz
• Einheit
• Anzahl
• Betrag

Leistungsart

Die Leistungsarten werden unter Administration erfasst und verwaltet. Sie dienen zur Zuordnung von Rechnungspositionen.

Eine Leistungsart besteht aus folgende Angaben:

• Leistungsart
• Aktiviert (Ja/Nein
• Bezeichnung
• Tarifziffer
• Ansatz
• Einheit
• Kostenstelle-Nr.
• Konto-Nr.
• Bemerkungen (erscheinen auf der Rechnung)
• Bemerkungen intern (erscheinen nicht auf der Rechnung)

Beim Erstellen einer Rechnung können anhand der Leistungsart die entsprechend hinterlegten Felder automatisch ausgefüllt werden.

Sichtbar bei

Definiert, bei welchen Rechnungen die Leistungsart ausgewählt werden kann.

Kostenstelle

Die Kostenstellen werden unter Administration erfasst und verwaltet. Eine Kostenstelle definiert eine organisatorische Einheit (Bereich, Abteilung, Projekt, Team), für welche die Kosten separat erfasst und ausgewertet werden.

Konto

Die Konten werden unter Administration erfasst und verwaltet. Das Konto setzt sich aus einer Kontonummer und der Kontobezeichnung zusammen. Es dient dazu, jede Rechnung einer richtigen Kontenklasse zuzuordnen, damit sie korrekt verbucht werden kann.

Achtung: es geht um das Buchhaltungskonto! Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Bankkonto.

Ansatz

Definiert den Ansatz der Anhand der Einheit die Leistung berechnet.

Einheit

Definiert die Mengeneinheit der Leistung (z.B. CHF, Std, Stk).

Anzahl

Anzahl Basis

Die Rechnungsvorlage „Anzahl-Basis“ wird unter „Entwicklung“ von Netas erfasst.

Anzahl Fixwert

Festgelegter Wert für die Anzahl, der bei der Rechnungserstellung verwendet wird.

Intervall

Der Zeitraum, nach dem eine Rechnung erstellt wird (z. B. monatlich, quartalsweise, Ende Vorlage).

Die möglichen Rechnungsintervalle werden unter „Entwicklung“ von Netas erfasst.

Rechnungsvorlage

Für wiederkehrende Rechnungen können Rechnungsvorlagen erstellt werden.

Vorlage verwalten

Eine Rechnungsvorlage kann über Vorlagen verwalten gespeichert werden. Damit kann eine Rechnungsvorlage bei mehreren Klienten verwendet werden.

Beim Erstellen einer neuen Rechnungsvorlage stehen die gespeicherten Vorlagen zur Auswahl.

Referenz

Ein frei wählbarer Hinweis (z. B. Auftrags- oder Projektnummer), der die Rechnung eindeutig zuordnet.

Erleichtert die Zuordnung von Zahlungen zu internen Vorgängen.

Tarifziffer

Die Tarifziffer kann entweder auf der Rechnung angegeben werden oder direkt bei einer Leistungsart erfasst werden.

Die Tarifziffer wird bei der Rechnungsstellung an die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) oder an die kantonalen IV-Stellen angegeben, damit die Leistung korrekt kontrolliert und bezahlt werden kann.

Bei der IV gibt es ein Tarifsystem mit vielen einzelnen Tarifziffern, die für die Abrechnung von Leistungen gegenüber der IV verwendet werden (z. B. medizinische Leistungen, Hilfsmittel, Gutachten etc.). Diese Tarifziffern identifizieren konkret, welche Leistung wie abgerechnet wird.

Rechnungslauf

Generiert automatisch die Rechnungen für eine gewünschte Periode.

Übermittlung Buchhaltung

Der Schritt, bei dem fertige Rechnungen bzw. Buchungsdaten an das Buchhaltungssystem (intern oder extern) übergeben werden.