Office-Vorlagen

Office-Vorlagen verwenden

Mit dem Modul Office-Vorlagen können Sie häufig verwendete Dokumente oder E-Mail-Inhalte in SocialOffice speichern. Bei Bedarf füllen Sie diese Vorlagen automatisch mit den Daten eines Eintrags aus und laden sie herunter.

Aktivierte Module: Die Office-Vorlagen sind standardmässig für folgende Module aktiviert:

Grundmodul Adressen
Hauptmodule: Klienten, Mitarbeiter, Immobilien, Projekte
Eintragsart Kontakt

Unterstützte Formate: Word, Excel, PowerPoint, E-Mail.

Vorlagen verwenden

1. Öffnen Sie den gewünschten Eintrag. 2. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Office-Vorlagen.

Hinweis: Jedes Hauptmodul und jede Eintragsart verfügt über ein eigenes Fenster mit zugehörigen Dateien und eigenen Parametern.

Im Fenster Office-Vorlagen sind die Vorlagen in einer Ordner-Struktur organisiert:

Erstellen und ablegen: Ein Klick fügt die Datei als Anhang an einen neuen Eintrag (standardmässig Notiz) an. Auf Wunsch können weitere Eintragsarten konfiguriert werden.
Erstellen / Öffnen: Ein Klick auf Erstellen oder ein Doppelklick auf die Datei füllt die Vorlage mit den Parametern und lädt sie herunter.
- Tipp: Mit der Windows-Erweiterung werden die Dateien direkt in Ihrem Office-Programm geöffnet.
Bearbeiten / Umbenennen: Ein Rechtsklick auf eine Vorlage ermöglicht das Bearbeiten oder Umbenennen.

Parameter verstehen

Über die Schaltfläche Info öffnen Sie ein Fenster, das alle verfügbaren Parameter für das gewählte Modul oder die Eintragsart anzeigt.

Syntax: Ein Parameter beginnt und endet immer mit dem Raute-Zeichen (#). Innerhalb dieser Zeichen steht der Feldname in eckigen Klammern ([ ]).

Beispiel: #[Vorname]# #[Name]#

Spezielle Befehle: Für Datums- und Zahlenfelder stehen zusätzliche Befehle zur Verfügung, die im unteren Bereich des Informationsfensters erläutert sind.

Mit diesen Befehlen können Sie z. B. nur das Jahr aus einem Datum extrahieren oder eine Zahl auf zwei Dezimalstellen runden.

Beispiele für Parameter:

#[Vorname]# #[Name]# (Einfache Felder)
#date([Geburtsdatum])# (Datumsformatierung)
#number([Betrag]|2)# (Zahl mit zwei Dezimalstellen)

Fehler & Troubleshooting:

Vorlage nicht sichtbar? Prüfen Sie, ob das Modul für Ihren Eintrag aktiviert ist und ob Sie die Berechtigung haben, Office-Vorlagen zu verwenden.
Falsche Daten in der Vorlage? Prüfen Sie, ob die Parameter in der Vorlage korrekt geschrieben sind (Raute-Zeichen und eckige Klammern).

Siehe auch: